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Des listes de tâches partagées qui fonctionnent en équipe

La collaboration se grippe quand tout le monde est occupé et que personne ne sait vraiment qui fait quoi. Une liste de tâches partagée peut régler ce problème si elle est bien conçue. Si elle est mal conçue, elle ne fait que déplacer la même confusion dans une app. Cet article présente quelques règles simples qui rendent une liste partagée utile pour une équipe.

Qu'est-ce qui fait fonctionner une liste de tâches partagée ?

La clarté. Chaque tâche a besoin d'un responsable, d'un résultat clair et d'une date d'échéance quand il y a une date limite. Une bonne liste partagée indique qui fait quoi et pour quand. Elle est beaucoup moins utile comme endroit où accumuler des idées vagues.

Comparez deux tâches. « Newsletter » ne dit presque rien à l'équipe. « Envoyer le brouillon de la newsletter de mars pour relecture d'ici jeudi », avec une personne assignée, dit à tout le monde qui s'en charge, à quoi ressemble le résultat attendu et pour quand.

Quand les tâches sont rédigées aussi clairement, les réunions de suivi raccourcissent. Les gens peuvent consulter la liste au lieu de se demander les uns aux autres où en sont les choses.

Comment éviter le travail en double ?

Faites de la liste le seul endroit où le travail de l'équipe est consigné, et gardez-la visible pour toutes les personnes concernées. Quand tout le travail se trouve au même endroit, chacun peut voir ce qui est déjà en cours avant de se lancer dans la même chose.

Les doublons commencent souvent par des demandes qui arrivent par différents canaux. Une personne reçoit une demande par e-mail, une autre en entend parler en réunion, et les deux commencent à y travailler. Une règle simple aide : si une demande se transforme en travail, elle va sur la liste avant que quiconque ne commence.

Tenez aussi la liste à jour. Une tâche terminée la semaine dernière mais toujours affichée comme ouverte crée la même confusion qu'une tâche qui n'a jamais été notée.

Chaque tâche doit-elle avoir un responsable ?

Oui. Une tâche sans responsable n'est souvent faite par personne, parce que chacun suppose que quelqu'un d'autre s'en occupe. Désigner un responsable ne veut pas dire que cette personne travaille seule. Cela veut dire qu'une personne est chargée de faire avancer la tâche, de demander de l'aide si besoin et de tenir son statut à jour.

Si une tâche semble avoir besoin de deux responsables, il s'agit généralement de deux tâches. Divisez-la pour que chaque partie ait une seule personne responsable.

Comment tenir tout le monde informé ?

Gardez la conversation attachée au travail. Quand la discussion sur une tâche est éparpillée entre les e-mails, le chat et les notes de réunion, le contexte est difficile à retrouver plus tard. Quand les questions, les décisions et les fichiers sont consignés sur la tâche elle-même, toute personne qui l'ouvre voit l'historique complet.

Cela aide aussi en cas d'absence. Si un collègue reprend une tâche, il peut lire ce qui a déjà été convenu au lieu de demander à tout le monde de le répéter.

Combien de listes une équipe devrait-elle avoir ?

Assez pour que chaque liste reste ciblée. Une seule liste pour tout devient vite difficile à lire. Une liste par projet, par client ou par domaine de responsabilité est généralement plus pratique, car chacun peut ouvrir la liste qui le concerne et laisser les autres fermées.

Tout n'a pas besoin d'être partagé non plus. On a souvent des notes ou des rappels personnels liés au travail partagé. Les garder privés, tout en restant dans la même liste, évite une deuxième liste dont personne d'autre ne connaît l'existence.

Quelques règles sur lesquelles s'accorder

Les listes partagées fonctionnent mieux quand l'équipe s'accorde dès le départ sur quelques règles de base :

  • Chaque tâche a un seul responsable.
  • Les tâches qui ont une vraie date limite reçoivent une date d'échéance.
  • Les questions sur une tâche se posent sur la tâche.
  • Le responsable marque une tâche comme terminée dès qu'il l'a finie.
  • Une fois par semaine, quelqu'un parcourt la liste et supprime les tâches qui ne sont plus nécessaires.

Aucune de ces règles ne prend beaucoup de temps. Ensemble, elles gardent la liste assez exacte pour que les gens la consultent avant de demander où en sont les choses.

Commencez par une seule liste

Vous n'avez pas besoin de déplacer tout le travail de votre équipe d'un coup. Choisissez un domaine où les choses sont souvent floues, comme le suivi après une réunion hebdomadaire. Mettez ces tâches dans une liste partagée, mettez-vous d'accord sur les règles ci-dessus et utilisez-la pendant quelques semaines. Si cela aide, ajoutez la liste suivante.

Wabi a été conçu pour ce type de travail. Vous pouvez partager n'importe quelle liste avec un collègue ou avec toute une équipe, et chaque tâche a son propre chat pour les questions et les fichiers. Pour en savoir plus, découvrez les listes partagées dans Wabi.

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