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効果的なタスク管理：忙しい日でも続けられる8つの戦略

誰にでも合う方法はありません。長く続く戦略と1週間でやめてしまう戦略の違いは、たいてい単純です。疲れていて受信トレイがいっぱいの、調子の悪い日でも機能するかどうかです。

ここで紹介する8つの戦略は、あえて小さくしています。全部を取り入れる必要はありません。今抱えている問題に合うものを2つか3つ選んで数週間試し、必要になったときだけ増やしてください。

効果的なタスク管理の戦略とは？

よい戦略は、3つの問いにほとんど手間をかけずに答えてくれます。次に何をするか、何を待っているか、誰が何をしているか、の3つです。これにすぐ答えられるなら、見た目がどうであれ、その仕組みは機能しています。答えを出すのに検索したり、スクロールしたり、人に聞いて回ったりする必要があるなら、どこかを変える必要があります。

維持の手間が少ないことも大切です。毎週1時間の手入れが必要な方法は、最初の忙しい週に後回しにされ、それ以降、リストは現実と合わなくなります。

1. 信頼できるリストを1つに決める

すべてのタスクを1か所に集め、そこを毎日確認します。メモ、メール、チャットのスレッド、記憶にタスクが散らばっていることが、物事を忘れる一番の原因です。すべてが1つのリストにまとまれば、タスクを覚えておこうとする代わりに、タスクについて判断できるようになります。タスクの書き留め方は、タスクを整理する方法のガイドで詳しく説明しています。

2. すべてのタスクを「次の行動」として書く

「Webサイト」はタスクではありません。「トップページの文章をデザイナーに送る」はタスクです。すぐに取りかかれるタスクは「〜する」という行動の形で書かれ、具体的な一歩を1つだけ表しています。タスクが実はプロジェクトである場合は、最初の一歩だけを書き、それが終わったら次の一歩を追加します。

小さなことのようですが、リストの印象が変わります。次の行動が並んだリストは、何をすればよいかを教えてくれます。テーマが並んだリストは、やることが多いと思い出させるだけです。

3. 同時に進める作業の数を絞る

タスクを始めるのは簡単です。価値が生まれるのは、終わらせたときです。中途半端なタスクが同時にたくさんあると、どれも進みが遅くなり、切り替えるたびに注意力が削られます。

カンバンボードを使うチームは、進行中の作業に上限を設けることがよくあります。この考え方は個人のリストでも同じように役立ちます。実際に取り組むタスクの数を少なめに決めておき、その数に達したら、新しいタスクを始める前に1つを終わらせるか、やめるかします。

4. 小さなタスクには2分ルールを使う

2分ルールは、デビッド・アレンの著書『Getting Things Done』に由来します。2分以内に終わるタスクは、書き留めずに今やる、というものです。短い質問に答えたりファイルを転送したりするのは、たいてい記録して後で戻ってくるよりも早く済みます。

このルールには限界もあります。2分で終わるタスクが次々に来て午前中が埋まってしまうと、大事な仕事がいつまでも始まりません。メッセージを処理している最中に使うルールであり、集中すべき作業を何度も中断する理由にはしないでください。

5. 似たタスクはまとめて片づける

電話、短いメール、承認、ちょっとした用事は、1つの時間帯にまとめると楽になります。しばらく同じモードのまま作業でき、1日のほかの時間の中断も減ります。始めやすいのは、午前の遅めに電話と返信の時間を1つ、午後に細かな事務作業の時間を1つ設けるやり方です。

まとめ処理はタイムブロッキングと相性がよく、タイムブロッキングについては1日の管理の記事で説明しています。

6. 待っているものを把握する

他の人しだいで止まっているタスクがあります。仕入れ先からの見積もり、署名、同僚からの返事などです。こうしたものは、自分がやることだと感じにくくなるため、見失いがちです。

これもタスクとして書き留め、誰を待っているのか、いつ返事が来る見込みかを添えます。共有リストなら、そのタスクを相手に割り当てておけば、相手からも見え、こちらも状況を確認できます。予定の日を過ぎたら一度だけ確認の連絡をし、その結果をタスクに書いておきます。

7. 「完了」の意味をそろえておく

共同作業での摩擦の多くは、ある人にとっては完了でも、別の人にとっては完了していないタスクから生まれます。「提案書を準備する」は、ある人には最初の下書きを、別の人にはクライアントに送付済みの版を意味するかもしれません。

複数の人が関わるときは、完了した状態をタスクに書いておきます。たとえば「提案書をクライアントに送付し、受け取りを確認済み」のようにです。タスクについての質問や決定はそのタスク自体に残しておけば、次に開いた人が改めて聞く必要はありません。この進め方は、チームの共有タスクリストの記事で詳しく紹介しています。

8. 週を計画してから、1日を計画する

1日の計画は、1週間の計画の中に置くとうまくいきます。週に一度、数日以内に期限が来るもの、他の人と約束したこと、長く待たせすぎているタスクを確認します。その週を何に使うかを決め、もう重要でないものは消します。

毎朝、その計画から最も大事なタスクをいくつか選び、1日が埋まってしまう前に片づけます。1日の終わりには、できなかったものを積み残さず、新しい日付に移します。

自分に合った戦略はどう選ぶ？

一番よさそうに聞こえる方法からではなく、今ある問題から始めます。

  • 物事を忘れてしまう：信頼できるリストを1つにし、毎日見る。
  • リストは長いのに何も進まない：次の行動として書き、同時に進める作業を絞る。
  • 小さなタスクで1日が消える：まとめ処理を取り入れ、2分ルールはメッセージを処理している間だけ使う。
  • 人との仕事が滞る：待っているものを記録し、タスクごとに担当者を決め、「完了」の意味をそろえる。

変えるのは一度に1つだけにします。2、3週間たっても役に立たなければ、やめてかまいません。目指すのは完璧な仕組みではなく、使い続けられる仕組みです。

避けたい失敗は？

  • 仕事をせずに仕組みづくりをしてしまう。凝ったタグ、色分け、表示は維持に手間がかかるわりに、次に何をするかはほとんど変わりません。
  • すべてのタスクを緊急扱いにする。すべてに期限があると、期限は意味を持たなくなります。期限は本当にあるときだけ設定します。
  • リストが多すぎる。クライアントごとに1つ、家のことで1つというように、生活や仕事の実際の区分に合っていれば、リストを分けるのは役に立ちます。それ以上に増やすと、タスクが忘れられる場所になってしまいます。
  • 見直しを省く。定期的にリストを見ないと、古いタスクで少しずつ埋まり、リストを信頼できなくなります。

Wabiでこれらの戦略を実践する

Wabiは、自分用のリストや他の人と共有するリストを中心に作られた、無料のタスク管理アプリです。上の戦略に合う機能がいくつかあります。

  • ホーム画面には、すべてのリストを通して期限が近いものが先頭に表示されるので、毎日の計画が短くて済みます。詳しくはWabiがタスクを並べる仕組みをご覧ください。
  • 共有リストでは全員が同じタスクと期限を見られ、各タスクをその担当者に割り当てられます。
  • どのタスクにもタスクチャットがあるので、質問、決定事項、ファイルがタスクと一緒に残ります。
  • 非公開タスクを使えば、共有リストの中に、他の誰にも見えない個人的なリマインダーを置いておけます。

戦略を試すいちばん簡単な方法は、実際のリストを1つ使ってみることです。iPhoneやAndroid向けのWabiをダウンロードするか、Web版を開いてください。

アプリはまだ日本語に対応していないため、英語で表示されます。

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