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한국어Comment organiser vos tâches et les mener à bien
Une longue liste de choses à faire échoue rarement parce que vous ne travaillez pas assez. Elle échoue parce qu'elle n'a pas de structure. Les tâches s'accumulent, les priorités deviennent floues et le travail important se retrouve enseveli sous ce qui semble urgent sur le moment. La solution est un système simple, assez léger pour être tenu même une journée chargée.
Cet article présente ce système en quatre étapes : noter, prioriser, attribuer et faire le point. Aucune ne prend plus de quelques minutes.
Pourquoi la plupart des listes de tâches cessent-elles de fonctionner ?
La plupart des listes deviennent un endroit où l'on note tout et où l'on ne décide rien. Les éléments y entrent sans ordre, sans responsable et sans prochaine étape claire, si bien que la liste grandit plus vite que vous ne pouvez la vider.
Quand chaque élément semble aussi important que les autres, il devient difficile de choisir. Beaucoup de gens réagissent en faisant d'abord les tâches rapides et faciles. Cela donne une impression de productivité, mais les tâches les plus importantes restent sur la liste une semaine de plus.
Il existe aussi un problème moins évident. Des éléments vagues comme « site web » ou « impôts » sont des projets qui cachent de nombreuses étapes. Il est difficile de se lancer quand on ne sait pas quelle est la première action, alors ces éléments ont tendance à rester en plan.
Comment noter les nouvelles tâches ?
Notez une tâche dès qu'elle apparaît, et notez-la à un seul endroit en qui vous avez confiance. Si vos tâches vivent dans votre tête, sur des post-it, dans vos e-mails et dans plusieurs fils de discussion, certaines finiront par se perdre. Un seul endroit que vous consultez chaque jour vous évite d'avoir à tout retenir. Votre attention reste alors libre pour le travail lui-même.
Quelques habitudes rendent cette prise de notes plus utile :
- Commencez chaque tâche par un verbe. « Appeler le comptable au sujet de la facture » est plus facile à traiter que « Comptable ».
- Réduisez les gros éléments à leur première étape concrète. « Organiser le déménagement » devient « Demander trois devis à des déménageurs ».
- Ajoutez une date d'échéance quand il y a une vraie date limite. Sinon, laissez-la vide, pour que les dates que vous fixez aient un sens.
- Gardez les notes, les liens et les fichiers avec la tâche, pour ne pas avoir à les chercher plus tard.
Quelle est la meilleure façon de prioriser ?
Classez selon l'impact plutôt que selon l'insistance d'une demande. Chaque matin, choisissez les deux ou trois tâches qui feraient le plus de différence aujourd'hui. Faites-les en premier, avant que les e-mails et les messages n'accaparent votre attention.
Pour tout le reste, un tri rapide aide. Parcourez la liste et placez chaque tâche dans l'un de ces quatre groupes :
- À faire maintenant : important, avec une échéance proche.
- À planifier : important mais pas urgent. Donnez-lui une date.
- À déléguer : quelqu'un d'autre est mieux placé pour s'en charger.
- À abandonner : cela n'en vaut pas la peine. Supprimez-la.
Le dernier groupe est celui que les gens négligent le plus souvent. Supprimer les tâches qui n'ont plus d'importance fait partie de ce qui garde une liste utile. Une liste plus courte inspire aussi davantage confiance.
Comment éviter que des tâches soient oubliées ?
Donnez à chaque tâche un responsable et, lorsque c'est pertinent, une date d'échéance. Une tâche qui appartient à tout le monde finit généralement par n'appartenir à personne. C'est encore plus important quand vous partagez du travail avec d'autres, qu'il s'agisse d'une équipe au travail ou d'une famille à la maison. Les tâches partagées doivent être visibles par toutes les personnes concernées, pour que chacun voie ce qui est déjà pris et ce qui reste à faire.
Gardez la discussion sur une tâche au plus près de la tâche. Quand une question trouve sa réponse dans un chat séparé, cette réponse est difficile à retrouver une semaine plus tard. Quand elle est écrite sur la tâche, la prochaine personne qui l'ouvre a toutes les informations.
Pourquoi faire le point chaque jour ?
Un système ne fonctionne que si la liste correspond à la réalité. Réservez cinq minutes à la fin de chaque journée pour regarder votre liste. Cochez ce qui est fait, reportez à une nouvelle date ce qui n'a pas été fait et choisissez la première tâche du lendemain.
Une fois par semaine, prenez un peu plus de temps. Supprimez les tâches qui ne comptent plus, et repérez ce qui attend depuis trop longtemps. Sans ces points réguliers, même une liste bien organisée se remplit peu à peu de vieux éléments, et vous cessez de vous y fier.
Assembler les étapes
Vous n'avez pas besoin d'une méthode compliquée. Notez tout au même endroit. Décidez de ce qui compte aujourd'hui. Donnez un responsable à chaque tâche, et relisez la liste avant de terminer votre journée. Au bout de quelques semaines, la routine devient naturelle, et la liste devient quelque chose sur quoi vous pouvez compter.
Si vous voulez une liste qui fait une partie du tri à votre place, Wabi place en haut de votre écran d'accueil ce qui arrive à échéance, dans vos listes personnelles et partagées. Pour en savoir plus, découvrez comment Wabi ordonne vos tâches.